كانبان

د. فيصل بن الفديع الشريف

في الإدارة الرشيقة للمشاريع Agile Project Management هناك أداة تعرف بإسم “كانبان Kanban” وهي أداة ليست جديدة اذ عُرفت في اليابان في الاربعينيات من القرن الماضي. الأداة تستخدم على نطاق واسع في ترتيب وادارة الاعمال وتنظيمها خصوصا اذا ما كان النشاط محدد النطاق والمدة والتكلفة والموارد (وهذه محددات المشروع). وتفيد هذه الأداة البسيطة في متابعة سير العمل وتحسين الأداء وفي رفع كفاءة الإدارة وتقليل الفاقد وتحسين التعاون بين أفراد الفريق.

تعمل كانبان بطريقة مبسطة باستخدام لوحات وبطاقات تعكس حالة كل مهمة في مراحلها المختلفة، اذ يتم تقسيم لوح مثبت على الجدار الى ثلاثة اقسام توضح الأولويات وتجعل اتخاذ القرار اكثر فاعلية، القسم الأول (المهام المطلوب تنفيذها To Do) يتم فيه وضع جميع الأنشطة التي يجب ان نقوم بها على شكل الواح صغيرة مربعة (ممغنطة او لاصقة) يُكتب فيها تفاصيل عن النشاط، القسم الثاني (قيد التنفيذ Doing)، وينقل فيه من القسم الاول مربعات الأنشطة التي تم البدء فيها، والقسم الثالث (تم التنفيذ Done)، ويُنقل فيه مربعات الأنشطة التي انتهت من القسم الثاني. هذه الطريقة نراها عند بعض الموظفين حيث يضعون الأنشطة التي يريدون تذكرها ومتابعتها على أوراق ملونة صغيرة تلصق على الجدران او على الواح خاصة بجانب مكاتبهم تمكنهم من تذكر ومتابعة الأنشطة التي يجب ان يعملوا عليها. ويتيح هذا التمثيل المرئي مراقبة وتنظيم تدفق العمل، وتقليل المهام المتراكمة، واكتشاف الأخطاء ومعالجتها بسرعة، كما تُعزز هذه الطريقة التحسين المستمر، وترفع الإنتاجية عبر تقليل حجم العمل الجاري والتركيز على إنجاز المهام بسرعة وكفاءة.

تعتبر كانبان فعالة أيضا لفرق العمل التي تعمل على أنشطة محددة، حيث توضح لهم الأولويات وتجعل مراقبة التقدم في انجاز المهام والمشاريع اكثر وضوحا. حيث يتم تقسيم العمل الجاري الى حدود واضحة لكل مرحلة لا تقبل التراكم او التداخل وتعطي وضوحا لنسب التقدم وتصور واضح لمواقع المشكلة ان كان هناك ثمة تأخير او تعثر مما يسهل التدخل في الوقت المناسب لحل المشكلة. ويتضح من هذا كل المهام وما يجب ان يتم فيها او ما قد تم بالفعل، وبذلك يُنظم الفريق عمله ويرفع انتاجيته ويقيس تقدمه في بيئة متغيرة تهدف الى تنفيذ المهام في وقتها المحدد وحسب نطاقها المتفق عليه.  خصوصا مع تطور برمجيات إدارة المهام والمشاريع التي جعلت من تطبيق هذه الاداة اكثر سهولة ودقة وقابلية للتحديث المستمر مع عمل التنبيهات اللازمة اذا كانت مرتبطة بمحددات زمنية او مالية او غيرها.

نُشر هذا المقال في جريدة “إشراقة” التي تصدرها كليات الشرق العربي، العدد 75 الصادر في الاول من جماد الثاني 1447هـ الموافق 22 نوفمبر 2025.

للإكلاع على كامل العدد 75 ،، اضغط هنا ..