د. فيصل بن الفديع الشريف
تبدأ المشاريع من افكار تعتمد على حاجة العمل Business need او على الرغبة في التطوير والتوسع، ويمر علينا في حياتنا العملية مشاريع تبدأ بفكره من المدير المسئول تتحول الى مشروع معتمد مطلوب تنفيذه. وتعتبر عملية وضع وثيقة المشروع الخطوة الاولى نحو إقرار المشروع وإعتماده، ويعرفها الدليل المعرفي لإدارة المشاريع الذي ينشره معهد إدارة المشاريع PMI بأنها الترخيص بشكل رسمي لأحد المشروعات او احدى المراحل وتوثيق المتطلبات المبدئية التي تفي بإحتياجات المعنيين وتوقعاتهم. وتسمى ايضا بميثاق المشروع او بيان او تعريف المشروع او بيان العمل او مرجع وصف المشروع وهي كلها اسماء لعملية Developing a project charter وهي العملية التي تنتج الوثيقة الرسمية التي تجعل المشروع مدرجا ضمن مشاريع المنشأة وتجعل الجميع متأكد من متطلبات وحدود المشروع والمخرجات المتوقعة له. وهذا يلغي الإعتماد الشفهي او التوجيه الشخصي من القيادة العليا بطلب البدأ في مشروع ما، لأن الإعتماد الشفهي يمكن ان يُلغى او يتغير او يتم فهمه بشكل مختلف عن تصور صاحب القرار له.
عملية وضع وثيقة المشروع هي العملية الاولى ضمن تسعة وخمسين عملية تعتمد عليها إدارة المشاريع الإنشائية حسب منهجية معهد إدارة المشاريع الامريكي PMI، وهي المنهجية التي توزع هذه العمليات على خمس مجموعات عملياتيه، هي مجموعة عمليات البدأ، والتخطيط والتنفيذ والتحكم والإنهاء،في الوقت الذي توزع فيه هذه العمليات نفسها على ثلاثة عشر مجالا معرفيا لا بد ان يُحيط بها ويتقنها مدير المشروع. وتأتي عملية وضع وثيقة المشروع في مجموعة عمليات البدأ بإعتبارها الخطوة الاولى التي تصرح بالبدأ في المشروع، وكذلك تأتي هذه العملية ضمن المجال المعرفي الخاص بإدارة تكامل المشروع.
تحتوي وثيقة المشروع على الهدف الاساسي من المشروع، وكذلك الاهداف التفصيلية القابلة للقياس ومعايير النجاح المرتبطة بها، والاسباب التي دعت للمشروع. كما تشمل وصف المشروع والمنتجات والخدمات التي سينتج عنها تنفيذ المشروع، وكذلك تحتوي على الميزانية التقديرية الاولية للمشروع، وبها تصور عن المخاطر التي يمكن ان يتعرض لها المشروع، في الوقت الذي يتم تحديد الاطراف المعنية بالمشروع ومتطلباتهم وتوقعاتهم من المشروع. كما تشمل متطلبات الموافقة على المشروع (المتطلبات التي تشكل نجاح المشروع والافراد اللذين يقررون ان المشروع ناجحا ام لا، وكذلك الافراد الذين يقومون بإنهاء المشروع)، واساسيات خطة الاتصالات بين الاطراف المعنية او ذات العلاقة. كما يُفضل ان يتم تعيين مدير المشروع في هذه العملية وتُحدد مسئولياته وصلاحياته ومستوى سلطاته. كما تشمل هذه الوثيقة على تحديد مالك المشروع او الراعي او المسئول (المسئولين) الذي يقوم بإعتماد وثيقة المشروع.
يختلف حجم الوثيقة ومستوى التفصيل فيها من منشأة الى أخرى، لذلك تترواح بين صفحة واحدة وعدة صفحات تعتمد في ذلك على عدد الاطراف المعنيين ومتطلباتهم، وكذلك مستوى تعقيد المشروع واهميته وحجمه نوعا وتكلفة. والمهم في الموضوع كله ان وثيقة المشروع هي البوصلة التي يمكن بها ضبط نطاق المشروع حتى لا يتعدى الحدود المقررة له، لذلك فإن حجم هذا هذه الوثيقة لا يهم بقدر ما تهم المعلومات التي تحتويها. والملاحظ انه رغم اهمية وثيقة المشروع في اي مشروع، الا ان هناك عدم اهتمام من القائمين على المشاريع بتنفيذ هذه العملية ولذلك تختلف مخرجات المشاريع عن التصور المبدئي لها، كما قد يتوسع نطاقها كلما ظهر صاحب علاقة جديد بالمشروع. كما ان عدم تحديد متطلبات ومخرجات المشروع بدقة قد ينتج عنه اختلافات كبيرة في معطياته تعمل على انحراف نطاقه وتغير مخرجاته.
_______________________________________________________________________
مقال للدكتور فيصل الفديع الشريف، نُشر في جريدة الاقتصادية، العدد 6739 الصادر بتاريخ 1 جماد الأول 1433 الموافق 24 مارس 2012 ،،
للإطلاع على المقال ،، إضغط هنا ..
اترك تعليقاً